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文件管理制度

2006-03-21 09:31:32 射阳县外经贸局办公室阅读次

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　　为加强机关管理，规范用印、文印程序，强化保密工作，特制定本制度。

　　一、来文管理
　　（一）各级来文、传真，统一由办公室收、拆、登记、保管，需要传阅的由办公室送局长室或科室阅处。当天收到的文件、刊物，应当天发放到位，急件要随到随送。
　　（二）各类文件一律由办公室及时送有关领导传阅签，传真和急件随到随送，随阅随签。
　　（三）对阅签后的文件，由办公室根据领导批示意见及时转交有关领导或相关科室传阅、承办，遇有问题及时请示领导。
　　（四）由各科室承办的文件，凡领导交办的和上级来文中有时限规定的，应按要求完成；注明急件的，应急事急办。一般性的承办事项要3天内答复，并反馈到办公室。对情况复杂，需要反复协商，难以在期限内办妥的，也应及时答复来文单位，说明原因。
　　（五）传阅的文件，阅文领导或科室不得随意抽出留用，也不得横传，阅后要签名，有密级规定的文件，未经分管领导同意，不得擅自扩大传阅范围，不得向他人泄露，不得将文件乱丢乱放。
　　（六）借阅使用文件，需履行借阅手续，并注意妥善保管，用后及时归还。
　　（七）整个来文办理过程，必须讲究效率，办公室要当日登记转发。
　　（八）定期清理文、电、刊物。一般文件、刊物每月清理一次。重要文件每星期清理一次，办公室在每年的6月底前对上年的文件进行清理后立案归档。要销毁的文、电、刊物，应逐项登记，经分管领导批准后统一监销处理。

　　二、发文管理
　　（一）凡以局名义下发的文件，各科室用统一的用文稿纸拟稿，由科室负责人核签，送主要领导或分管领导签发后，办公室才给予文号。
　　（二）涉及全局性工作的，必须送主要领导审核签发。

　　三、用印管理
　　（一）印章由办公室负责保管。
　　（二）办公室要切实加强印章管理，印章保管人要坚持原则，秉公办理。
　　（三）建立用印登记制度，详细登记用印时间、事由、批准人、经办人等。
　　（四）局发文、有关重要事项、证明等用印的须由分管领导批准；涉及全局性的，由主要领导批准。

　　四、文印管理
　　（一）严格文印手续
　　1、打印的文件、材料经有关领导审核签发后，由主办科室核定印刷份数，交办公室统一安排。
　　2、办公室对打印发文、重要材料要逐项登记，以便查录。
　　3、对印刷材料，经办人应及时校对勘误，校核无误签字后，办公室方可付印。
　　4、签发手续不全或涂改、拼贴严重，难以辨认的材料、表格和文稿，办公室有权拒收。
　　5、需打印的材料必须在局里微机上打印，一般情况不得到外打印，特殊情况必须征得办公室批准方可到外打印。否则一律不予报销。
　　（二）提高文印质量
　　1、打印材料要及时、规范、准确、清晰。按照签发的时间要求，不得无故拖延。对时间较急的材料，要加班加点完成，否则经局长室批准方可顺延。
　　2、努力减少差错，付印材料的文件字差错率要控制在0.05％以内。
　　3、打印材料应符合规范、格式、印刷力求整齐、清晰、美观、大方。
　　（三）严格文印保密制度
　　付印的各项文稿应安全、妥善放置。凡有密级的文件不得外传。因文印造成泄密事故，追究个人责任。
　　（四）厉行节约，减少浪费
　　凡因校对、打字、油印造成的浪费，由个人负责，视情节轻重予以赔偿。

chenwj

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